Catatan Pengeluaran & Pemasukan Usaha

Kegunaan catatan ini adalah untuk mencatat semua pengeluaran usaha, seperti modal bahan baku, biaya operasional usaha (listrik, gaji, sewa, uang transpor, dan sebagainya). Sedangkan catatan pemasukan usaha berguna untuk mengetahui keseluruhan pemasukan usaha Anda. Dibawah ini contoh format pencatatan sederhana dari pengelauran dan pemasukan serta beberapa tip yang perlu Anda ketahui.

Tip mengontrol pengeluaran usaha (apabila dikerjakan orang lain):

1.  Lakukan kontrol pada catatan pengeluaran secara periodik, misalnya setiap minggu atau bulan. Buatlah sistem aturan pengeluaran keuangan berikut sanksi-sanksinya
2. Transaksi pengeluaran harus dilakukan dengan menyertai tanda bukti pengeluaran, seperti nota, kuintansi tanda terima dan sebagainya. Dengan demikian, pemilik usaha dapat dengan mudah melakukan pengecekan pengeluaran karena dapat mengetahuinya dari nota kuitansinya.
3. Pembelian bahan untuk beberapa jenis usaha sebaiknya melalui pihak agen atau supplier agar dapat lebih mudah mengontrol pengeluaran karena ada tanda bukti yang dikeluarkan oleh supplier yang sudah menjadi langganan usaha
4. Membuat daftar rencana pengeluaran yang akan dilakukan, seperti aggaran. Contohnya: setiap tanggal 10 adalah pembayaran listrik dan telepon, tanggal 25 adalah pembayaran gaji karyawan. Dengan adanya daftar rencana ini, Anda dapat menyediakan dana yang cukup untuk beberapa jadwal pembayaran yang sudah Anda rencanakan. Jangan sepenuhnya mempercayakan uang usaha ke oranglain dalam jumlah besar, untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan, penyelewengan. Dengan daftar rencana ini, Anda dapat menyediakan jumlah uang yang cukup dan jumlah uang yang diterima pgawai dapat dikontrol. Berikanlah cadangan uang cash yang nilainya tidak seberapa besar pada orang lain untuk pengeluaran transaksi pemebelian yang harus dilakukan mendadak
5. Tetapkan ketentuan bahwa pengeluaran dalam nilai tertentu (nilai besar) harus mendapatkan persetujuan dengan tanda tangan Anda. Jika keuangan dipegang orang lain, persetujuan pengeluaran dalam jumlah tertentu tetap harus ada tandatangan dari Anda meskipun secara lisan Anda telah mengetahui.

Contoh Format Pencatatan Pengeluaran Usaha
Tanggal	No. Tanda Bukti	Keterangan	Jumlah	Total

Tip mengontrol pemasukan usaha (apabila dikerjakan orang lain):

1.  Lakukan pencatatan pemasukan harian setiap terjadi transaksi pembayaran, baik itu pembayaran order maupun penjualan harian yang terjadi.
2. Setiap pemasukan harus dituliskan dalam nota pembelian. Nota pembelian dapat berupa berbentuk kuitansi penerimaan pembayaran. Pencatatan keuangan yang dilakukan sendiri oleh pemilik usaha tidak perlu menyertakan nota pembelian. Untuk mencegah terjadinya kesalahan hitung, lakukan pengecekan pemasukan disertai dengan perhitungan ulang dari nilai nota.
3.  Usahakan pada satu tahun pertama, Anda mengawasi pemasukan usaha sehingga dapat mengetahui pola penjualan atau pendapatan usaha. Misalnya, pemiliki usaha mengetahui rata-rata jumlah penjualan setiap bulannya dan bulan-bulan ramai order. Pada saat melakukan pengecekan keuangan, Anda sudah dapat mengetahui pola rata-ratanya sehingga apabila jauh berbeda sebaiknya Anda mencari tahu penyebabnya
4. Lakukan pencatatan secara bergantian dengan pegawai Anda. Pergantian tugas tersebut dikerjakan pada hari yang berbeda, kemudian lakukan pengecekan dan perbandingan antara pencatatan pemasukan yang Anda lakukan oleh karyawan. Hal ini bermanfaat untuk mengetahui hasil pemasukan secara langsung dan sekaligus melakukan kontrol pemasukan usaha.
5.  Ada beberapa usaha yang memiliki tenaga kasir untuk mengerjakan tugas pemasukan. Tetapi, ada pula usaha yang mengharuskan karyawannya menyetorkan setiap pemasukan. Tetapi, ada pula usaha yang mengharuskan karyawannya menyetorkan pemasukan langsung kepada pemilik, baik setoran langsung ataupun bank. Hal ini dilakukan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan, seperti pencurian, penyelewengan dana, dan sebagainya. 

Contoh Format Pencatatan Pemasukan Usaha
Tanggal	No. Nota	Keterangan	Jumlah	Total